Als directiesecretaresse/officemanager ben jij degene waar de directie op kan vertrouwen. Dankzij jouw strakke planning en organisatorische skills kunnen zij zich op hun werk focussen. Je beheert agenda’s, plant afspraken met externe relaties en zorgt dat alle documenten tot in de puntjes voorbereid zijn. Ook regel je reizen voor zowel directie als je collega’s. Jouw enthousiasme, flexibiliteit en proactieve houding maken hierin echt het verschil!
Daarnaast ben jij hét visitekaartje van Den Ouden. Jij verwelkomt gasten op ons hoofdkantoor en zorgt ervoor dat ze zich meteen thuis voelen. Een warm welkom en vlekkeloze organisatie is waar jij voor staat.
Wat deze functie zo leuk maakt? Je hebt een breed takenpakket, schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden en weet precies wat er speelt binnen het bedrijf. Je ziet verbanden tussen lopende zaken en omgaan met vertrouwelijke informatie is goed aan jou besteed.
Wat zijn jouw taken?
- Beheren van de directieagenda’s;
- Verwelkomen van gasten op ons hoofdkantoor;
- Opstellen en verzorgen van zakelijke correspondentie;
- Overzicht bewaren tussen diverse taken en afspraken;
- Organiseren en voorbereiden van directievergaderingen;
- Administreren en registeren van documenten en contracten;
- Het boeken van vluchten en hotels voor zakenreizen in binnen- en buitenland;
- Het afhandelen van telefoon- en mailverkeer;
- Verzorgen en controleren van inkomende en uitgaande correspondentie/post.
